Solución de intercambio de documentos cifradosIntercambio cifrado sin fugas, con firma digital para asegurar la seguridad y el efecto legal.

1. El riesgo de fuga de datos en el intercambio de documentos

La mayoría de las empresas necesitan enviar documentos importantes, y los métodos tradicionales como el correo postal puede llevar tiempo y costes. Por ello se adoptan los sistemas de intercambio electrónico, para que la entrega sea instantánea mejorando la eficiencia.

Sin embargo, el actual sistema de intercambio de documentos electrónicos generalmente tiene riesgos de seguridad, ya que se puede filtrar información confidencial, estos son los problemas más comunes:

1. (1) La seguridad de la transmisión: muchos sistemas de intercambio de documentos no permiten el cifrado de transmisión https. Ya sea se utiliza un navegador o software con transmisión sin cifrar para intercambiar los archivos, los documentos confidenciales se filtran en el canal de Internet. Incluso si algunos sistemas usan la intranet de la empresa, pero no usan https para cifrar la conexión, es posible que se acceda ilegalmente durante el intercambio y la transmisión, y que sean interceptados y filtrados.
2. (2) La seguridad de los archivos: cuando los archivos se envían sin cifrar y se transmiten en una red http, son fáciles de robar y manipular ilegalmente. Estos documentos se guardan en la nube, donde el usuario no puede controlar ni proteger la información confidencial.
3. (3) La inversión y mantenimiento de sistemas propios: las empresas que invierten en sus propios sistemas de intercambio de documentos pueden tener desventajas como una gran inversión, tiempo de desarrollo, formación de los trabajadores, costes operativos y problemas de actualización y mantenimiento de estos sistemas. Además, el sistema de intercambio propio puede seguir teniendo problemas de seguridad de transmisión y de seguridad de los archivos.
4. (4) La seguridad del intercambio basado en el sistema de correo electrónico: Algunos intercambios de documentos se realizan a través de correo electrónico, siendo una inversión baja y satisface las necesidades básicas. Sin embargo, estos documentos se envían por correo electrónico de texto sin cifrar, y muchos servidores de correo no utilizan una transmisión cifrada https para garantizar la seguridad de la contraseña de la cuenta de correo electrónico. Si la contraseña se consigue robar, se puede recopilar todo el contenido del correo, no hay seguridad ni confidencialidad, además que el contenido del correo se transmite y se guarda en la nube en texto sin cifrar.
5. (5) El efecto legal de la publicación de estos documentos: la mayoría de los documentos publicados no tienen firmas digitales y no se puede garantizar la verdadera identidad del editor del documento. Si es solo una copia escaneada, es muy fácil que sea falso, al mismo tiempo, el destinatario del documento no dispone de la firma digital que acredite que ha sido recibido, por lo que este puede negarlo. Estos son problemas deben solucionarse.

Puede ser un problema para los usuarios el desarrollar e implantar un sistema de intercambio de documentos electrónicos seguro y de confianza con baja inversión, implementación rápida y uso de redes internas y externas. Los problemas anteriores se deben de tener en cuenta para desarrollar un buen sistema. Si la empresa decide desarrollar un sistema propio o implementar uno existente, tendrá que evaluar los riesgos de seguridad y elegir la solución adecuada.

2. Solución de intercambio cifrado de documentos de MeSign

La tecnología central de MeSign es proporcionar soluciones de firma digital y cifrado automático. Ofrecemos soluciones para el intercambio de documentos electrónicos basados ​​en correo electrónico encriptado, en la aplicación MeSign. Se puede personalizar la solución a las necesidades del usuario, reduciendo los tiempos de implementación, recursos humanos y recursos para desarrollar un sistema propio de intercambio de documentos. Nuestra solución para el intercambio cifrado de documentes tiene las siguientes ventajas:

1. (1) Basado en el software de correo cifrado, la aplicación MeSign se puede adaptar a las necesidades de intercambio de documentos del usuario. La aplicación se basa en el correo electrónico ya que nuestro sistema de envío de documentos cifrados mantiene el mismo proceso que los correos cifrados. El proceso de intercambio es cifrado de extremo a extremo, lo que resuelve el problema de la seguridad de la transmisión.
2. (2) Los documentos se guardan en el servidor en un correo electrónico cifrado por lo que los documentos también están cifrados. Esto resuelve el problema de la seguridad de la información.
3. (3) Los usuarios no tendrán que invertir en un servidor para el intercambio de documentos. Solo con utilizar el servidor existente o el de la nube se ahorra la inversión del desarrollo del sistema. Los trabajadores de la empresa no necesitarán formación adicional ya que todos pueden enviar y recibir documentos, sin gastos de mantenimiento del sistema. Esta es una solución de inversión y mantenimiento.
4. (4) Aquellos servidores de correo propio que no tengan implementado un certificado SSL, MeSign le regalará uno para proteger las contraseñas de las cuentas de correo, y la seguridad de inicio de sesión. De esta manera, resolvemos los problemas de seguridad del servidor.
5. (5) Utilizamos el certificado de firma PDF de confianza de Adobe para firmas digitales, con marca de tiempo, para confirmar la autenticidad del emisor del documento y tener efecto legal. Si el documento no tiene firma digital, no se puede probar la autenticidad del edito,al mismo tiempo, el uso de una marca de tiempo de confianza, demuestra la hora de publicación del documento, sin ser posible falsificar. Una vez se entrega el documento, el destinatario también tiene una firma digital y una marca de tiempo, lo que garantiza que el documento se ha entregado de manera segura y que el destinatario lo ha recibido. De esta manera resolvemos cualquier problema de garantía y efecto legal.
6. (6) Al publicar documentos oficiales, los usuarios también pueden elegir si necesitan cifrarlos para controlar quien lee estos documentos. Una vez se envían los documentos, solo quienes tienen derecho podrán descifrar y leer el documento. Es decir, aunque el documento se filtre, las personas no autorizadas no podrán leerlo.
7. (7) MeSign es compatible con dispositivos móviles Android e iOS, y con PC Windows, MacOS y Linux, para que los usuarios puedan enviar y recibir documentos en cualquier dispositivo y en cualquier momento.

El sistema de intercambio cifrado y firma digital de documentos de MeSign, es un sistema de intercambio basado en el correo electrónico cifrado, ya que el proceso de envío y recepción es el mismo que enviar documentos cifrados. Hemos conseguido desarrollar esta solución para el cifrado automático del intercambio de documentos, haciendo que sea más seguro. Al mismo tiempo, utilizamos firmas digitales para publicar documentos, cumpliendo las leyes de firma electrónica. Por favor, contáctanos para más detalles.