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移动办公系统全自动加密和数字签名解决方案加密所有办公通信,办公审批数字签名,安全保密并具法律效力

一、目前移动办公普通存在的泄密隐患

目前,移动办公已经逐渐成为商务办公的必须,也已经开始成为政府机构公务办公的必须。大公司自己研发自用移动办公系统,中小企业则使用目前市场上已经有的许多服务提供商的移动办公商用产品。但是,目前各种解决方案中普遍存在以下几个方面的问题:

  1. 传输安全问题:许多移动办公APP并没有启用https传输加密,同服务器通信明文传输,各种办公机密信息在不可信的免费Wi-Fi下全部泄密!即使有些APP有使用https连接加密,但是由于没有做任何防止https中间人攻击的防范措施而等同于没有加密。
  2. 信息安全问题:采用商用移动办公APP,各种商业机密信息和内部管理信息都完全交给了服务提供商,完全不可控地放到了云端。如何保护这些机密信息,是一个用户无法掌控的难题。
  3. 自建系统投资和维护问题:政府机构或大企业投资建设自己的移动办公系统,同其他管理信息系统建设一样,存在投资大、建设周期长、用户培训难、运行费用高和升级维护难等一系列问题。并且建设的移动办公系统也同时存在以上的传输安全问题和信息安全问题。
  4. 基于邮件系统的安全问题:有些公司是基于邮件系统来实现移动办公,这的确投资少,也能基本满足日常办公需求。但是,目前的常用的移动端邮件客户端都不支持加密邮件,设置许多邮件服务器都不采用https加密传输来保障邮箱账户密码安全,明文账户密码一旦被窃,则窃取者就可以收取所有邮件内容,毫无安全保密可言了,更不用说邮件内容本身都是明文传输和明文存储在云端了。
  5. 电子公文发布和接受行为的法律效力问题:无论是企业商务办公还是政府机关政务办公,其中一个重要的应用是审批功能,审批者的审批行为是否有法律效力,是否可以抵赖,是否有可能非本人的行为,这些是目前的系统普遍存在并有待解决的问题。

如何建设和采用一个投资少、实施快、无需培训、不限内外网使用的安全可靠的电子公文交换和送达系统,的确是摆在用户目前的一个技术难题和管理难题。我们认为,不解决以上五大问题的系统都不是好系统。用户在选择自建或升级改造时必须在仔细评估以上安全风险后选择合适的技术方案。

二、密信公文加密交换与加密送达解决方案

密信技术的核心技术是提供全自动邮件加密和数字签名解决方案,我们提供基于加密邮件的移动办公解决方案,只需在成熟的已经被广泛使用的加密邮件客户端-密信App基础上根据用户的特殊需要做一些定制化改造即可满足用户的移动办公需求,而无需费时费力费钱去重新开发一个移动办公App,无需其他额外设备和服务器投资,只需利用现有的邮件服务即可(无论是自建的邮件服务器还是云邮局服务)。我们称之为移动办公系统全自动加密和数字签名解决方案,具体有如下内容:

  1. 在通用的加密邮件客户端软件-密信App基础上根据用户的移动办公需求定制开发,仍然是基于邮件系统流转处理办公流程,但是办公文件流转过程是采用加密邮件实现全程端到端加密的流转,彻底解决上述传输安全问题。
  2. 移动办公文件并没有明文方式存放在服务器上,而是以加密邮件(密文)方式存放,彻底解决了上述的信息安全问题。
  3. 用户无需投资专用的移动办公系统专用服务器,只需使用现有的邮件服务器或者使用现有的云邮箱服务即可,大大节省系统投资,大大加快项目启动和部署使用速度。同时人员也基本上无需额外培训,因为收发邮件大家都会!当然,也就没有额外的系统维护工作和费用了。这就解决了上述的投资和维护问题。
  4. 对于自建的邮件服务器,如果没有部署SSL证书,则我们免费赠送一张全球信任的SSL证书用于保障用户邮箱账户名和口令安全,保障用户Web登录邮箱安全和密信App登录邮箱的口令安全。这就解决了上述的邮件系统的基础安全问题。
  5. 我们采用国际RSA或者国密SM2密码算法(用户可自由选择)实现办公审批的数字签名,并且加上时间戳签名,以确认审批人身份可信和审批行为具有法律效力,而且一旦完成审批由于有数字签名和时间戳,审批人是无法抵赖和否认的。这非常重要,如果没有数字签名,就无法证明审批行为是审批人本人真实操作的,审批人也可以抵赖说是服务端系统可以伪造其审批。同时,采用可信的第三方时间戳也能有力地证明审批行为的可信的审批时间,这个时间也是不可伪造和不可否认的。在文件的流转过程中,每个审批人都有数字签名,这就彻底解决了上述的移动办公审批的法律效力问题。
  6. 如果审批的PDF文件需要最终发布给单位员工或者对外发布,则在有关审批人最终完成审批后,可以调用密信电子签名服务系统完成单位数字签名加盖单位电子公章,确保发布的文件是可信的,是不能被非法篡改的,并且此文件由于有全球信任和国密合规的数字签名而具有法律效力。这可能是其他移动办公系统无法提供的功能。
  7. 不仅支持安卓和iOS移动端,同时支持PC端(Windows/MacOS/Linux/统信UOS),方便用户无论在办公室使用电脑还是在外使用手机都能处理办公事务,都能无缝解密已加密信息。

密信全自动加密和数字签名移动办公系统是基于加密邮件的加密办公系统,因为写邮件给说和抄送给谁同办公找谁审批和抄送给谁是一样的流程!而我们彻底解决了邮件的全自动加密难题,也就是解决了移动办公的全自动加密问题,使得移动办公不再是一个仅仅方便使用而且是更加安全的应用。同时,我们的解决方案支持国密算法加密,满足《密码法》的合规要求,同时我们采用数字签名审批行为和各种办公文档,满足《电子签名法》的合规要求。欢迎联系我们了解更多详情。

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