首页>解决方案>使用密信APP签署电子劳动合同

使用密信APP签署电子劳动合同本地签署,全程加密,保护隐私!

一、需求分析

目前,各种纸质合同都已经开始实现电子合同,而劳动合同电子化也是一个大趋势。用户在选择采用何种技术或何种方式签署劳动合同,则需要评估服务提供商提供的方案是否适合于本企业的人力资源管理,是否能充分保护劳动合同涉及到的员工个人隐私和企业用工秘密。

企业人力资源部门有两个重要的工作:一是给候选员工发录用通知书(Offer),一是同入职员工签署劳动合同和保密协议等,同商务电子合同签署不同的是,合同签署方是企业和企业员工,属于内部电子合同签署,有两大应用特点:

  1. 劳动合同属于含有高度机密信息的合同,不宜采用商业化的公共电子合同签署平台提供的电子合同签署服务,因为这些平台要求企业把劳动合同原文件提交到签名平台,合同原件中含有的企业员工的个人身份证号码、住址、薪酬、岗位和奖惩条款等许多隐私信息和机密信息都无法保证其不会被泄密;
  2. 劳动合同属于少量的签署作业,并且不是常态的天天必须使用的业务,所以没有必要为了签署劳动合同而购买一套本地部署的电子合同签署系统来完成。

也就是说:劳动合同签署服务必须满足两个条件:一是劳动合同签署不能离开企业内部管理系统,并且最好是全程加密签署;二是劳动合同签署成本不能太大,也不能太复杂,否则还不如人工签署纸质合同了。能满足这两个条件的解决方案才是真正的好方案。

二、密信解决方案

密信电子文档签名服务为用户提供了APP本地签名、API云端摘要签名、本地电子签章系统批量签名等多种电子签名应用方案,满足了各种电子签名应用场景的需要。本解决方案则是针对劳动合同的签署对象不同于商务合同,特别是为了满足企业使用方便和低成本的本地签署劳动合同的需求而设计,非常适合于各种规模的企事业单位手动签署电子劳动合同。

密信技术推出的企业电子劳动合同签署解决方案完全能满足以上需求分析的两个条件:一是劳动合同签署过程在企业邮局内通过员工邮件流转,不提交合同原件给签名平台,保护企业劳动合同中的员工隐私信息和企业机密信息安全;二是低成本,每年固定服务费,可以不限量的签署电子劳动合同和其他商务电子合同,使用非常方便,无需部署复杂的系统,无需开发任何系统对接程序,仅需安装一个客户端软件就能使用。这才是各个HR精英们真正需要的解决方案。

密信电子劳动合同签署服务要求企业人资专员必须在办公电脑上安装密信APP,配置好自己的企业邮箱,选购电子签名服务单位专业版(电子合同签署服务),并按需要签署劳动合同的员工数量选购员工实名认证服务次数,设置人资专员可以使用公司电子劳动合同章。企业员工也只需安装密信APP,配置好自己的企业邮箱,完成企业员工身份认证即可。

人力专员使用密信APP发起劳动合同签署,把劳动合同包括保密协议等协议文件发送加密邮件给待签署劳动合同的员工,员工收到合同邮件后只需右击邮件附件的“签署”菜单,预览合同条款后点击“签署”按钮即可完成劳动合同签署。就这么简单!并且非常安全保密,因为整个过程都是通过加密邮件流转完成。

如下图所示,企业人资专员和员工都使用密信APP签署电子劳动合同,确保电子劳动合同签署全流程加密,切实保护劳动合同员工隐私信息和公司薪酬等机密信息安全。

三、服务内容

用户需要选购密信电子签名服务单位专业版(电子合同签署服务),并按照员工数量选购员工实名认证服务。主要提供如下超值的七项服务:

  1. 年服务费:一年内您单位可以不限次数的免费使用密信APP提供的电子合同签署服务,可不限次数的发起劳动合同签署和其他各种电子合同签署;后续同其他任何单位和个人使用密信电子签名服务签署各种电子合同都无需再支付任何费用;
  2. 单位可信电子印章:6个单位可信电子签章,用于各种合同签署处单位用章和其他文件签名盖章,包括电子公章、电子签名章、电子合同章、电子劳动合同章、电子财务章和电子发票章,各有中英文两个版本,授权使用电子章员工数量不限;
  3. 单位员工可信电子印章: 每个单位员工都有可信电子签章,可用于不限数量的签署员工劳动合同、保密协议和其他电子合同;
  4. 邮件签名证书和加密证书:每个员工免费自动配置邮件签名证书和加密证书,用于全程加密合同签署;
  5. 劳动合同签署全程加密:基于加密电子邮件在企业邮局内部流转完成劳动合同签署,签署过程全程加密,切实保护劳动合同员工隐私信息和公司薪酬等机密信息安全;
  6. 全球法律效力:合同签署后免费自动用Adobe全球信任的PDF签名证书和国密签名证书数字签名合同文件,Adobe阅读器显示“已签名且所有签名有效”,电子劳动合同全球范围具有法律效力;
  7. 免费配套时间戳服务:所有已签署的劳动合同文件都附署了Adobe全球信任和国密合规的双时间戳签名,确保劳动合同签署时间真实可信、不可篡改和不可抵赖。

四、法律效力与优势分析

国家人力资源社会保障部办公厅于2020年3月4日印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。文件明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

密信电子劳动合同签署解决方案签署的电子劳动合同完全符合我国《电子签名法》和国家人力资源社会保障部印发的上述文件要求,具有同纸质劳动合同同等法律效力。具有如下八大独特优势:

  1. 保护劳动合同机密信息安全:使用密信APP签署电子劳动合同,劳动合同原文件在企业邮箱中流转,无需提交含有高度机密信息的劳动合同原件到签名平台,切实保护企业劳动合同机密信息安全。而目前大多数签名平台都是要求用户把劳动合同原件上传到签名平台,这对于重视保护员工隐私信息和企业机密信息企业来讲是不可接受的方案,无论如何都必须保证劳动合同签署服务平台不能拥有企业的劳动合同原件。
  2. 本地签和云端管理相结合降低成本:采用密信APP实现本地文件数字签名,确保待签署的劳动合同文件不提交给签名平台;而结合云端合同签署流程控制管理系统,本地签和云端管理相结合,使得企业无需在本地部署复杂和昂贵的硬件和软件系统,实现低成本的本地完成合同签署,保证劳动合同机密信息不会外泄。
  3. 劳动合同签署者身份可信:每个合同签署者的真实身份由权威第三方CA负责按照国际标准和国家标准完成身份鉴证,不仅确保了企业身份可信和企业员工身份可信,而且每张用于数字签名的签名证书是含有企业和员工身份的Adobe全球信任的PDF签名证书和国密SM2签名证书,确保国密合规和全球信任。
  4. 签署行为可审计可追溯不可否认:企业和企业员工双方都同意采用电子形式签订劳动合同,双方的签署合同行为都是由双方各自在自己的电脑或手机上明确确认同意签署后完成劳动合同签署,采用数字证书签名技术加时间戳签名技术来保证已签署的劳动合同文件不可篡改、签署行为可审计和不可否认。
  5. 全球范围具有法律效力:由于已签署合同文件采用Adobe全球信任和国密合规的数字证书实现数字签名,确保了已签署的合同文件在全球范围都有法律效力。同时,我签服务系统自动为每份已签署劳动合同文件附署签名原因,明确说明了各合同签署方承认本次签署的电子劳动合同具有法律效力。
  6. 已签署合同即阅即验:用户在使用Adobe阅读器打开已签署的合同文件时就已经完成了合同验真,会在Adobe阅读器第一行显示“已签名且所有签名有效”,无需额外验真操作,大大方便了各相关方(企业、员工及其他依赖方)直接验证合同签名是否有效。而许多电子合同服务提供商签署的合同文件用Adobe阅读器打开时显示“至少一个签名有问题”,如果其用户对此有疑问或者需要取证,则只能要求其用户上传已签名的劳动合同文件到指定的验真系统去验证数字签名,这不仅不方便企业和员工,而且上传已签署的劳动合同文件给验真系统就等于对外泄露了劳动合同中机密信息。
  7. 自动添加水印保护:企业人力专员在发起合同签署是可选是否需要给待签署劳动合同文件附上待签署人的邮箱作为防截屏防拍照保护,能有效追踪劳动合同机密信息外泄的路径,降低劳动合同机密信息外泄风险。这个保护措施比传统的纸质合同签署更有保障,有效地解决了纸质合同被复印拍照外泄的风险。
  8. 自动配置签名证书:采用数字证书签名技术来实现劳动合同文件数字签名,但是用户无需向CA申请PDF签名证书,只需使用密信APP自动完成劳动合同文件的数字签名即可。密信电子签名服务系统会自动为企业用户和每个员工申请一张Adobe全球信任的RSA PDF签名证书和一张国密合规的SM2 PDF签名证书用于数字签名,RSA 签名证书采用2048位SHA-2签名算法,国密签名证书采用SM2 256位SM3签名算法。已签署的合同文件副署了Adobe全球信任的劳动合同签署时间戳签名,证明每次劳动合同签署的可信时间,并支持Adobe LTV(签名长期有效),确保已签署的合同文件即使签名证书过期而签名仍然长期有效。独创的双证书双算法数字签名技术确保了已数字签名的劳动合同文件的国密合规和全球信任。

欢迎广大用户根据自己的需求,选择独具特色的高度保护员工隐私的密信电子劳动合同签署解决方案,能切实做到劳动合同签署全程加密,并且能做到用加密邮件保存已签署的劳动合同文件在员工邮箱中,此方案能满足欧盟通用数据保护条例(GDPR)对员工隐私信息保护的要求。

点击 下载 已签署的电子劳动合同样板。