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密信电子合同本地自动化签署解决方案本地签署, 全程加密,全球法律效力!

一、需求分析

密信电子签名服务为各行业用户提供了APP本地签、API云端摘要签、电子签章系统本地批量签等多种电子文档签名应用方案,满足了各种电子签名应用场景的需要。电子合同签署服务是已经被广泛使用的和有强劲需求的电子签名服务之一,但是,目前市场上的电子合同签署服务存在两大安全问题:一是各个电子合同签署服务提供商要求用户上传待签署的合同文件到签署平台,这不利于合同机密信息保护;二是用于数字签名电子合同文件的PDF签名证书不是Adobe信任的签名证书,用户看到的已签署合同文件打开时显示“至少一个签名有问题”,这如何让用户相信已签署的合同没有问题呢?

密信技术创新地成功研发了使用一个签名工具软件就能完成Adobe全球信任的合同签署解决方案,使得用户无需依赖于任何电子合同服务提供商,直接在用户自己电脑上使用一个签名工具软件就可以方便地来完成电子合同签署,并且以完成签署的文件用Adobe全球信任的PDF签名证书签名,用户打开已完成签署的合同文件提示“已签名且所有签名都有效”。这样,就彻底解决了以上两大安全问题,满足广大用户对合同签署的有效性直观验证和对合同原件个人隐私信息保护和单位机密信息保护的高端应用需求。密信坚信:本地电脑使用客户端软件或本地网络部署电子签章系统来实现全球信任和全球具有法律效力的电子合同签署一定是未来的发展趋势和必然趋势。

二、密信电子合同签署服务介绍

在介绍电子合同签署方案之前,我们不妨先回顾一下传统合同的签署方式,以便设计出同传统合同签署一样的流程和管理模式。传统方式的合同签署,一定是先在电脑上用Word等文档编辑器编写好合同文本,通过电子邮件发给对方确认,对方如果有修改就在此基础上修改,再发回给起草人;如果没有修改,发起方就把合同打印出来签字盖章快递给对方,对方收到合同原件后就在两份合同原件上签字盖章(假设只有两方签署合同),并把已经签字盖章的合同原件快递回一份给发起方。如果是多方签署合同,则快递原件盖章过程要走一圈才能让已签署的合同原件回到合同发起人手中。合同各签署方自己保管存档合同原件并按照合同条款执行合同。如果双方认为有必要公证,则需要去公证处办理公证手续后存档和执行。如果需要作废或终止已签署的合同,则需要重新发起一个作废或终止以前已经签署的合同的新的补充合同签署流程。如果有合同纠纷需要打官司,则双方带上合同原件让法庭能验证合同原件的真伪。合同执行完毕后就把合同归档存档管理。这就是传统纸质合同的全生命周期管理,包括合同定稿、合同签署、合同存档、合同执行和合同归档等五个环节,如下图所示:

电子合同,又称电子商务合同,根据联合国国际贸易法委员会《电子商务示范法》以及世界各国颁布的电子交易法,同时结合我国《合同法》的有关规定,电子合同界定为:电子合同是双方或多方当事人之间通过电子信息网络以电子的形式达成的设立、变更、终止财产性民事权利义务关系的协议。电子合同是通过电子方式创建和签署的合同,您可能已经用Word编写了合同,但您没有将其打印出来签字盖章快递,而是通过电子邮件发送给对方,对方就以电子方式签名并将其通过电子邮件发回给您。如下图所示,为密信电子合同签署解决方案的电子合同的全生命周期管理示意图。

电子合同的全生命周期管理仍然是五个周期,只是合同签署这个环节改为电子合同签署服务。采用密信电子合同签署解决方案,不仅合同签署者根据发起方要求需要由权威的CA机构完成身份认证来证明签署者身份可信,等同于第三方公证了合同签署者的真实身份;而且由于采用数字证书数字签名合同文件,利用密码技术来保证合同签署行为的不可抵赖,确保了合同文件的不可被篡改和保证了完整性;同时合同签署后副署了时间戳数字签名,保证合同签署时间可信。这样,使得电子合同的签署能依据我国《电子签名法》具有同纸质合同手写签名和单位盖章同等法律效力。不仅如此,由于采用了数字签名技术,能有效地解决传统纸质合同签字盖章造假的难题,有效地解决纸质合同签署签字被假冒和公章被假冒并且无法辨认的难题,同时还有效地解决了合同签署时间被假冒的问题,也有效地解决了合同内容在签署后可能被篡改的难题,这些都是因为采用密码技术的数字签名是无法假冒和无法篡改的。

对比传统的纸质合同的生命周期管理和采用密信电子合同签署解决方案的电子合同生命周期管理可以看出:密信电子合同签署服务只是取代了传统的需要快递合同原件并在纸质合同上签字盖章的过程,而其他管理环节仍然同传统的管理不变,不改变用户的管理流程,不提供合同存档和归档服务,仍然由用户自己管理。也无需提供额外的合同验真服务,因为密信电子合同签署服务采用了Adobe全球信任的证书签名,实现了用户可以直接用阅读器打开阅读的同时就已经完成了验真,这就保证了如果有合同纠纷需要打官司,则任何一方提供已经签署的电子合同给法院,法院工作人员只需用Adobe阅读器打开合同文件就能马上直接验证合同原件的真伪,无需额外任何证明(法院另有要求除外)。

密信电子合同签署服务通过两种方式为全球用户提供服务:使用密信APP手动签署电子合同、部署电子签章系统(或调用签名API)自动批量签署电子合同。密信电子合同签署服务仅提供需要验证签署人真实身份的数字方式签署,已签署的合同文件Adobe阅读器全球信任、自动验签和长期有效,而同时采用国密数字证书签名满足国密合规要求,确保已签署合同在全球范围都具有法律效力。

三、使用密信APP签署电子合同

对于每天只有少量电子合同需要签署的中小企业,推荐使用密信APP手动签署电子合同。用户需要选购电子合同签署服务并按照要求完成身份认证,密信电子合同签署服务采用数字签名,不提供仅验证签署人邮箱的电子方式签署合同。不仅合同服务使用方(合同发起方)需要验证真实身份,而且合同签署方也需要验证真实身份,完成身份认证后,密信电子合同签署服务会免费自动为各合同签署方配置Adobe全球信任和国密合规的双PDF签名证书用于数字签署电子合同。

密信APP(电子邮件客户端)集成电子合同签署功能,为全球用户提供一站式基于电子邮件流转的电子合同流转签署服务,确保电子合同签署过程全程加密,并确保了已签署的合同文件加密存放在用户邮箱中。合同签署发起方必须使用密信APP发起合同签署,各合同签署方也必须使用密信APP签署合同,以保证合同签署过程全程加密,确保电子合同机商业机密信息安全。合同签署服务由密信APP在用户电脑本地完成,不提交合同原件到签名平台,切实保护合同机密信息安全。

如下左图所示为密信电子签名服务用户界面,点击“合同签署”则发起合同签署,签署方收到待签署合同通知邮件后右击邮件附件则可完成合同签署,如下右图所示。

使用密信APP签署电子合同,签署过程同纸质合同签署过程一样,也是一式两份或一式多份(全球独创),每个合同签署人必须在每份合同副本上签署,签署完成后每个合同签署人各持一份,已完成签署的各持一份合同文件有各自的邮箱水印,以防止合同被截屏和拍照泄密,能有效追踪合同机密信息外泄的路径,降低合同机密信息外泄风险。这个保护措施比传统的纸质合同签署更有保障,有效地解决了纸质合同被复印拍照外泄的风险。

使用密信APP基于电子邮件系统流转签署电子合同,只要各方能收发电子邮件即可独立完成合同签署。特别适合于用电子邮件实现商务沟通的用户,点击邮件附件的合同文件就可以即刻完成合同签署。密信电子合同签署服务不仅适合于国内电子商务合同的签署,而且非常适合于外贸企业和对外合作企业用于签署国际贸易合同和国外合作协议,实现全球范围内的中英文电子合同在线签署和全球范围的法律效力。

密信电子合同签署服务仅向合同发起方收取合同签署年服务费,不按合同签署数量收费!合同签署方如果没有选购密信电子合同签署服务,则其身份认证费用由合同发起方承担,合同签署方完全免费签署。用户在购买电子合同签署服务时需要同时购买合同签署人实名认证服务包,分国内用户服务包和国外用户服务包,收费标准不一样。

使用密信APP不仅可以用于手动签署各种外部商务合同,也可以用于手动签署内部企业员工劳动合同,只需单位完成单位认证和员工完成单位员工认证,则所有员工就可以免费使用密信APP登录单位员工邮箱后完成电子劳动合同全程加密签署。

四、部署签名API调用系统或密信电子签章系统实现批量自动签署电子合同

使用密信APP只能是手动签署单个电子合同,如果企业用户有大量的合同对接业务系统实现自动化签署,则企业可以对接签名API自己编程实现合同签署和实现PDF文件签名;如果企业不懂PDF编程,则可以选购密信电子签章系统实现电子合同签署的流程控制和PDF文件签名,满足企业用户外部合同签署、内部员工劳动合同签署和各种文档数字签名的各种文档可信无纸化应用需求。

如下图所示,用户只需在本地业务系统中增加一台服务器用于调用签名API或用于部署密信电子签章系统软件对接业务系统即可,业务系统负责合同签署和管理合同,负责生成待签署的合同PDF文件提交给电子签章系统完成合同文件的数字签名。企业用户在内部通过邮件系统或者内部业务系统完成合同草稿定稿,并把待签署的合同文件发邮件给企业合同签署审批人,审批人预览合同后点击同意签署,则此合同为已审批状态。

企业业务系统同时把此合同文件发邮件给合同签署人,合同签署人点击同意签署后电子签名服务系统会给合同签署方发送同意签署验证码,签署方收到验证码后在企业业务系统的在线签署合同页面上输入验证码,并点击同意签署,业务系统就把待签署的合同文件和乙方验证码提交给电子签章系统,电子签章系统就提交合同签署甲方身份信息和乙方验证码到电子签名服务系统,电子签名服务系统完成同意签署验证后返回签名数据给电子签章系统,由电子签章系统本地负责完成待签署合同文件的数字签名。如果本合同有多方签署,则继续上述流程,直到各方完成签署为止。

从上述签署过程可以看出:合同签署环节增加了一个合同审批流程,这个流程能可靠地保证合同签署过程中企业合同用章的管控,确保了电子合同签署过程同纸质合同签署过程一样能保证内部审批流程合规和可控。企业也可以设置某个合同或某一批合同无需审批或只需审批一次就可以批量签署。

考虑到企业端希望尽量部署较少的系统,尽量不要为了电子合同签署对内部业务系统做太大的改造和投入太多的资金,所以,本方案是仅需增加一套电子签章系统软件,用于调用签名API和电子签名服务系统实现合同签署流程控制和数字签名服务,用户无需购买昂贵的密码机和配套建设密码机安全部署的机房环境和密钥管理措施。

如果用户认为有必要本地部署和管理PDF签名证书,则需要采购密码机,还需要有符合密码机安全部署的机房环境和密钥管理措施,并且需要购买密信电子签章系统增强版(软件)以及时间戳调用服务。有此特殊需求的用户,欢迎 联系我们

密信电子合同签署服务不仅可以用于对外签署各种商务合同,也可以用于签署内部企业员工劳动合同。

五、密信电子合同签署解决方案优势分析

密信电子合同签署解决方案不仅提供使用密信APP手动完成电子合同签署,满足只有少量合同需要签署的中小企业的电子合同签署需求,而且是低成本的简单易用的解决方案,而无需对接或者使用电子合同签署平台的昂贵服务;同时又提供调用签名API或者部署电子签章系统实现自动化的批量电子合同签署,满足了大企业有大量外部和内部电子合同签署自动化和彻底实现无纸化的需求,部署简单,方便对接现有业务系统,实现本地自动完成合同签署。更重要的是,本解决方案使得用户无需提交合同原件给第三方合同签署平台,所有合同签署都在用户本地电脑或本地系统自动完成,保护了企业商业机密信息安全。

密信电子合同签署解决方案独家具有如下十大优势特点:

  1. 同邮件客户端紧密集成:把两个传统的纸质办公需要—信件和文件彻底一同实现可信无纸化,并把电子邮件的流转与合同签署的流转实现无缝衔接,一个客户端APP完美实现电子邮件加密和签名与电子文档签名和加密的两大可信无纸化办公的核心功能,满足商务办公和行政办公所需的主要办公业务处理需要。这个完美解决方案全球独一份。
  2. 两种签署方式满足不同用户需求:用户既可以使用密信APP手动签署电子合同,下载安装密信APP,配置好邮箱就可以签署电子合同了。也可以本地部署电子签章系统用于对接业务系统实现全自动电子合同签署。两种签署实现方式能满足各类企业的电子合同签署需求。
  3. 本地签和云端签相结合:本地签解决了合同原件无需提交给签名服务平台,保护企业合同机密信息安全;而云端合同签署流程控制管理则大大降低了企业的合同签署成本,无需采购昂贵硬件和软件系统及投资建设和维护机房,企业只需购买电子签章系统软件即可本地对接业务系统,实现本地快速可靠合同签署。
  4. 合同签署者身份可信:采用数字方式签署合同的每个合同签署者的真实身份由权威第三方CA (沃通CA)负责按照国际标准和国家标准完成身份鉴证,不仅合同签署者身份可信,而且每张用于数字签名的RSA证书含有签署者身份信息的Adobe全球信任的PDF签名证书,同时用含有身份信息的国密SM2证书实现双签名确保国密合规。
  5. 签署行为可审计可追溯不可否认:无论是使用密信APP签署电子合同,还是部署电子签章系统自动签署电子合同,各合同签署方都被要求明确表示同意签署后才完成合同签署流程,不仅有相应的审计报告,而且采用数字证书签名技术加时间戳签名技术来保证同意签署行为的可审计和不可否认。
  6. 全球范围具有法律效力:由于已签署合同文件采用Adobe全球信任和国密合规的证书数字签名,确保了已签署的合同文件在全球范围都有法律效力。同时,电子签名服务系统自动为每份已签署合同文件附署签名原因,明确说明了各合同签署方承认本次签署的电子合同具有法律效力。
  7. 保护用户合同机密信息安全:用户无论使用密信APP还是部署电子签章系统都不提交合同原件到到云端电子签名服务系统,合同签署在用户本地完成,保护用户合同商业机密信息安全。而目前大多数签名服务平台都是要求用户把各种含有重要机密信息的合同原件上传到签名平台,这是一个巨大的安全隐患。同时,我们不提供合同管理和合同存档服务也是为了保护用户合同机密信息的安全,由用户在自己的业务系统保存已签署的合同文件,保证签名平台不拥有用户的合同原件。
  8. 已签署合同即阅即验:用户在使用Adobe阅读器打开已签署的合同文件时就已经完成了签名验证,会在Adobe阅读器第一行显示“已签名且所有签名有效”,大大方便了各相关方(合同签署方及相关依赖方)直接验证签名是否有效。而许多电子合同服务提供商签署的合同文件用Adobe阅读器打开时显示“至少一个签名有问题”,如果其用户对此有疑问或者需要取证,则只能要求其用户上传已签名合同文件到指定的验签系统去验证签名,这不仅不方便用户,而且用户上传已签署的合同文件给验签系统就等于对外泄露了合同中商业机密信息。
  9. 自动添加水印保护:合同发起时就已经在给每个签署人的待签署合同文件副本上附上待签署人的邮箱作为防截屏防拍照保护,能有效追踪合同机密信息外泄的路径,降低合同机密信息外泄风险。这个保护措施比传统的纸质合同签署更有保障,有效地解决了纸质合同被复印拍照外泄的风险。
  10. 全自动配置签名证书:采用数字证书签名技术来实现合同文件数字签名,但是用户无需向CA申请PDF签名证书,只需使用密信电子签章系统自动完成合同文件的数字签名。电子签章系统会自动为每一个企业用户申请和安装一张RSA PDF签名证书和一张国密SM2 PDF签名证书用于本地完成数字签名,RSA 签名证书采用2048位SHA-2签名算法,国密签名证书采用SM2 256位SM3签名算法。独创的双证书双算法对同一文档的数字签名技术确保了已数字签名的合同文件是国密合规和全球信任的。已签署的合同文件副署了Adobe全球信任的合同签署时间戳签名,证明每次合同签署的可信时间,并支持Adobe LTV(签名长期有效),确保已签署的合同文件即使签名证书过期而签名仍然长期有效。独创的双算法时间戳签名技术确保了已数字签名的合同文件的签署时间是国密合规和全球信任的。

总之,密信电子合同签署解决方案采用PKI密码技术实现电子合同文件的数字签名和时间戳签名,既有手动签署服务也有批量全自动签署服务,能一站式满足全球用户的各种电子合同签署需求,彻底实现所有业务的可信无纸化。欢迎选用!